Come scrivere e-mail che colpiscano nel segno?

La capacità di scrivere e-mail che non solo vengano lette ma ottengano risposte positive è un’abilità sempre più preziosa.
Nel corso degli anni ho contattato molte persone che facevano cose bellissime e che io pensavo fossero interessanti, chiedendo loro la possibilità di scambiare due chiacchiere. In pochi hanno rifiutato il mio invito a parlare.
Questa pratica di e-mail a freddo, pilotate dal vecchio adagio “Domandare è lecito, rispondere è cortesia”, mi ha aiutato a costruire una tribù professionale che è diventata un luogo di connessione e di opportunità più grande di quanto avessi mai creduto possibile.

Vuoi provare anche tu a scrivere e-mail che possano aprire a grandi collaborazioni?Comincia identificando gli amici-degli-amici che stanno facendo cose interessanti.
Non limitare l’elenco alle persone che si trovano nel tuo campo esatto. Le scoperte spesso arrivano quando esci dalla tua “bolla” e ti circondi di persone che vedono le cose attraverso una lente diversa.
Esci quindi dalla tua comfort zone e lascia aperte le porte a possibili cooperazioni alle quali non avevi mai pensato.

Con il “subject” della tua e-mail ti giochi tutto!

Dopo aver creato un elenco di persone a cui rivolgerti, è tempo di scrivere la tua e-mail. Il subject, ovvero il titolo dell’e-mail, è determinante per aumentare le possibilità di apertura del messaggio.
Scrivere nell’oggetto “Amico di [nome dell’amico comune]” è un’opzione valida, ma non è l’unica. Spesso potrebbe non esserci un amico comune da usare come “gancio”.

Un buon riscontro l’ho avuto scrivendo “Domanda rapida su…” o “Sono una fan di…” inserendo al posto dei tre puntini un riferimento diretto a quello di cui si occupa la persona in questione.
Il risultato migliore in assoluto l’ho avuto scrivendo “Grazie per…” concludendo la frase con una motivazione coinvolgente per il destinatario del mio messaggio.

Questo tipo di oggetto della mail permette di “rompere il ghiaccio” facendo leva su un punto in comune. Che si tratti di una richiesta di aiuto o di un complimento, sarà più facile attirare l’attenzione del destinatario.

Personalmente, scrivere “Grazie” è stato il modo più efficace per iniziare le conversazioni. Le persone non scrivono spesso messaggi di ringraziamento (almeno non tanto quanto dicono di farlo). Questo semplice gesto ti aiuterà a distinguerti senza metterti eccessivamente in mostra.

Sicuramente una cosa che mi sento di sconsigliare è usare quello spazio per iniziare a vendere. Se hai presentato il tuo prodotto in quella riga dell’oggetto, ci sono molte possibilità che il tuo messaggio venga ignorato o, ancora peggio, cestinato. Questo significa che non leggeranno nemmeno il resto dell’email.

Cerca di essere breve e vai subito al punto!

La tua e-mail, che arriva dal nulla al tuo interlocutore, deve essere concisa e pertinente. Il tuo potenziale cliente non ti conosce e, soprattutto, ha poco tempo.
Non perdere tempo con inutili convenevoli. Avrai tutto il tempo per discutere i dettagli, dopo aver ottenuto l’attenzione del tuo destinatario. Per ora, si tratta solo di attirare e creare curiosità.

Se incontrassi questa persona nella vita reale, ti presenteresti, ma non passeresti 10 minuti a raccontare la storia della tua vita. Vero?
Per assicurarti di non aver esagerato, prova a rileggere l’e-mail e vedi quanto tempo ci vuole per capire di cosa hai bisogno. Poi accorciala un po’ 🙂
Dopo aver fornito un quadro della situazione, puoi passare a fornire il link al tuo “biglietto da visita digitale” (connettersi su LinkedIn può risolvere tutta la fase in cui riassumi il tuo cv). Usa nella tua e-mail a freddo lo stesso approccio che utilizzeresti “live”: arriva al punto e sii naturale.

Dal momento che il tuo potenziale cliente non ti conosce devi iniziare incuriosendolo e suscitando in lui interesse: fai riferimento a qualcosa che ha fatto o menziona i contenuti che ha pubblicato.
In ogni caso tieni presente che la soglia di attenzione quando si tratta di leggere un’e-mail è di 11 secondi. E il 43% dei lettori supererà a fatica i primi 5 secondi. Non sprecare secondi preziosi!

Perché dovresti ricevere una risposta affermativa?

Dopo aver chiarito chi sei e cosa proponi è bene affrontare il perché stai contattando proprio quel potenziale cliente/collaboratore.
Qual è il motivo per cui pensi che la persona a cui stai scrivendo l’e-mail, sarebbe interessata al tuo prodotto o alla tua idea? Fallo emergere, in maniera concisa, e vedrai che sarà un modo per accendere la scintilla dell’interesse nel tuo interlocutore. Mostrerai che dedichi tempo e impegno per metterti in contatto con le persone che ti piacciono. E questo tuo aspetto farà sentire importante il tuo destinatario… che non si sentirà vittima di un generico “send to all”.
È facile e, anche se sembra una cosa “da poco”, apporta un valore immenso alla tua e-mail.

La tua comunicazione deve focalizzarsi su cosa puoi fare per il tuo interlocutore e su come puoi risolvere i suoi problemi.
Il tuo prodotto e le relative caratteristiche entreranno in scena come soluzione ai punti deboli e alle sfide del tuo potenziale cliente.
Non partire in quarta elencando le caratteristiche e i vantaggi del prodotto; spiega in che modo esso può risultare determinante per migliorare la vita al tuo potenziale cliente.

Queste sono alcune indicazioni, utili per impostare le tue e-mail lavorative. Se ti sembra troppo complicato gestire, oltre al tuo lavoro, anche questo task, ti sollevo da questo peso. Posso occuparmi della scrittura delle tue e-mail e di tutti quei testi che non hai il tempo (o la voglia) di scrivere. Metto nero su bianco i tuoi pensieri!